2019/09/03
領収書の保存、どうしていますか？
税理士と顧問契約してる人、こんなこと言われたことはないですか？
「領収書は日付順に台紙に貼って、伝票番号を台紙にも振ってください」
「一枚の台紙には一枚の領収書しか貼らないように」
「必ず入力順に重ならないように台紙に貼ってください」
これらは、すべて会計事務所の都合です。
会計事務所の職員が、お客さまの入力した会計データと領収書をチェックするときに、自分たちの仕事がしやすいようにするためです。
それ以外の理由は私の知る限りありません。
領収書は、会計処理の大切な証拠書類です。
必ず保存しなければいけません。
でも、その保存方法にきまりはありません。
台紙に貼らなければいけないということもありません。
封筒やビニールの袋に入れておいたっていいのです。
自分の好きなやり方で取っておけば大丈夫です。
私が以前経理をしていたときは、勘定科目別・月別に台紙に貼っていました。
社員で、以前自分が部品を買ったお店の領収書を探してくれと頻繁に言ってくる人がいたので、「仕入」のページを抜き出して一式渡し、自分で探してもらうようにしていたためです。
税理士を変えたら、このファイリングの仕方ではダメ、入力順にファイルして、番号を振るように言われました。
それでは日常業務に支障が出ると抗議したのですが、無理やり変えさせられました。
月に一度来るだけの税理士が仕事のしやすいようにするために、不自由を強いられる、そんなバカなこと、あっていい訳はありません。
もしこんなことを税理士に言われても、言うこと聞く必要はありません。
自分のやりやすいようにやって構わないのですから。
袋の保存は、できれば月別に分けておいた方がいいでしょう。
1年分が袋にグチャッと入っていると、印象が悪いですし、万が一後で領収書を探す必要が出たときに、探せなくなります。
台紙に貼る場合も月別に貼りましょう。
私は、処理したものから台紙に貼っていました。
こうすれば失くしませんし、処理したものとしてないものが一目瞭然だからです。
全部見えるように貼らなくても、ちょっとずつ重ねて貼っても大丈夫です。
下に貼った領収書も、めくれば見えるようになっていればOKです。
処理済みの領収書を見返すことはほとんどありません。
帳簿入力するときに、日付と支払の相手先と支払内容・金額の必要事項をきちんと入力しておけば、会計データを見直すだけで探したい情報はたいてい見つかります。
事務処理は、なるべく省けるところは省きましょう。
一番面倒くさくて無駄な作業ですので。
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