税理士やめたら なにしよう

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書類をなくす人、簡単なことで防げます

time 2016/08/29

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探し物って、必ず出てきますか?

仕事でたくさんの書類を扱っている方、必要な書類がどこかにまぎれて無くなってしまったことはないでしょうか。

私が以前勤めていたときに、退職する整理が苦手な前任者から引き継いだ仕事は、苦労の連続でした。

会計事務所は書類の数が膨大です。

ある会社のファイルに全く違う会社の書類が挟まっていたり、提出期限がとっくに切れた届出書がいくつも出てきたりで、一年間はあちこちのお客様に謝り通しでした。

書類整理ができない人の共通点として、

  • 要・不要の判断ができない
  • 優先順位がつけられない
  • いくつもの仕事を並行して行うため、いくつもの会社の書類を同時に広げる
  • 「とりあえずファイル」して満足するので、あとから探せない
  • 仕事の効率化を考えない

などがあげられます。

自覚のない人は救いがありませんが、自分は片付けが苦手だと思っている人は対策を立てられます。

私はファイルが好きで、書類が好きなアナログ派なので、書類整理は全く苦になりませんが、苦手な人は整理しなくて済むことを考えましょう。

例えば、ファイルが苦手ならファイルをしない方法です。

会計事務所なら、お客さまから書類を預からない、紙でもらわないことです。

メールに添付してもらったり、Dropboxなどを利用して、原本はお客さまに保管してしてもらいます。

紙の書類は、処理したら破棄する、必要なものはスキャンしてデジタル保存です。

どうしても紙を無くせない場合は、混じっては困る書類を同時に広げないことです。

当たり前ですが、できない人は多いです。

一つの案件を処理するときは、机の上はその案件の書類のみ。

やむを得ず別のものを広げるときは、面倒でも今見ていた書類は端によけて、絶対に混ざらないようにする。

たったこれだけで、書類の探し物も失くしものも無くなります。

それから、やるべきことは後回しにしないことです。

やるべきことが複数ある場合には、優先順位をつけます。

漏れのないように、必ずやるべきことと締め切りをメモしたりして管理します。

すべて当たり前のことです。簡単なことです。ただ実行あるのみです。

ちなみに、私は処理が必要な書類はクリアファイルに入れて机の一番上の引出しにしまってあります。

毎朝必ずそのクリアファイルに目を通して、その日の仕事の締め切りと優先順位を確認して、漏れのないように工夫しています。