税理士やめたら なにしよう

愛車のZ900RSとバイク三昧のセカンドライフを目指して

行方不明の書類を探す 片づけられない人はどうすればよいか

time 2015/12/08

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書類を片づけられない人

マンションの駐輪場の更新時期が来て、1年分の利用料の振込通知が先月届いていました。

夫が振込をしてくれるというので任せておいたのですが、ちょっと心配になって確認したところ、全く記憶にないとのこと。

ここにあるはずと言う彼の机の上はジャングルのようで、探し物が出てくる状態ではありませんでした。

「自分で片づける」と言うので黙って見ていたところ、書類を一つ一つ見ては右の山から左の山へ移すだけ、開封した郵便物はまた畳んで封筒に戻しています。

片づけられない人の真髄をここに見ました。

しまいこまない

書類を片づけられない人の特徴として、いるいらないの判断ができないことがあげられます。

返信や振り込みなど処理が必要な書類とダイレクトメールを一緒にしたりします。

保険の勧誘ダイレクトメールなどは、申込書を見ただけで「よくわからないもの」として、封印してしまうようです。

書類を見ることが私の仕事のようなものですから、見た瞬間に要・不要の判断はつきます。

わが家の片づけられない人には、まずすべての郵便は届いたその日に開封し、その書類が要るか要らないかだけでも判断するように伝えました。

そして、一度開封したものは二度と封筒に戻さないこと、内容の確認がいりそうなものはクリアファイルに入れて、机の一番上に置いておくことを徹底してもらうことにしました。

書類をファイルする

前回一緒に片づけをした時に、いろいろなファイルを作ってあります。

  • 親の介護関係
  • 保険証券や契約関係
  • 保証書・取扱説明書
  • 趣味(バイク・ダイビング関係)
  • マンション契約関係

など、全部で10冊ほどです。

見ていると、自分で作ったにもかかわらず、どこに入れていいか困っている様子。

わからないからそのまま机の上に積んでおいて、いろいろなものが行方不明になるのです。

ファイルを分ける理由は、探しやすくすることです。

入れる場所がわからないで適当に入れてしまうくらいなら、「ここを探せば絶対見つかる」ファイルを一つだけ作ればよいでしょう。

なんでも入っているので探す時に時間はかかりますが、しまい失くすことはありません。

できれば「永久保存」「期限有」「お知らせ」の3つファイル作って、「期限有」は定期的に見直して、期限が過ぎたものは捨てる、「お知らせ」は毎月月初には空にするなどして、「期限有」より短い周期で捨てるようにすれば増えすぎることは無いでしょう。

ファイルとはいっても、どんどん投げ入れるだけのこんなケースを使っています。

まとめ

今回の捜索で、火災保険の振込票など払い込みが必要な書類や、親の介護関係で返送が必要なものがいくつも出てきました。

中には期限が過ぎているものもあります。

しばらくは私が監督しますが、そのせいでますます自分で判断しなくなっているようです。

自分で決めたルールで、自分の意志で片づけしなければ必ずリバウンドしてしまいます。

ルールを簡単にして、少しゆるくすることが肝心です。

 

☆★☆★編集後記☆★☆★

明日は武蔵府中税務署で「確定申告決算説明会」の講師をしてきます。

人前で話すのはいつまでたっても慣れません。